Politique de Confidentialité

Cette politique couvre le site public, le logiciel professionnel et les accès voyageurs web et mobile. WayWiz édite un logiciel ; elle n’organise pas les voyages. WayWiz est responsable des traitements liés à ses comptes, abonnements, factures, demandes de support, sécurité et communications. Le travel planner est responsable des données de ses voyageurs et WayWiz les traite pour son compte, selon l’annexe RGPD des CGV.

Le site waywiz.fr a pour responsable de traitement WayWiz.

Structure: WayWiz (SAS).

Immatriculation: 994 676 823 (Rennes).

Siege social: 9 rue Copernic, 35220 Châteaubourg, France.

Pour toute demande, vous pouvez nous contacter par email a contact@waywiz.fr et par courrier a 9 rue Copernic, 35220 Châteaubourg, France.

Les donnees personnelles sont traitees pour la création et la gestion des comptes et habilitations, la fourniture du logiciel, des accès voyageurs, de la messagerie et des documents, la gestion des abonnements, de la facturation et des paiements, la réponse aux demandes d’assistance, notamment via Intercom, la sécurité, la prévention des abus et le diagnostic des incidents et les communications de service, la prospection autorisée et la mesure d’audience selon les choix de confidentialité.

Les données confiées par le travel planner restent limitées à ses instructions documentées. Elles ne sont pas revendues et ne sont pas réutilisées par WayWiz pour cibler ses voyageurs à des fins publicitaires.

Exécution du contrat ou mesures précontractuelles: Gestion du compte du client professionnel, souscription, fourniture du logiciel, paiement et assistance liée à ce contrat.

Obligations légales: Émission et conservation des justificatifs comptables, obligations fiscales et réponse aux demandes légalement fondées des autorités.

Intérêts légitimes: Sécuriser le Service, prévenir les abus, gérer les contacts professionnels et répondre aux demandes de personnes qui ne sont pas elles-mêmes parties au contrat, en tenant compte de leurs droits et attentes raisonnables.

Consentement: Traceurs facultatifs, prospection lorsqu’un consentement est requis et fonctionnalités qui le nécessitent. Le retrait n’affecte pas la licéité du traitement réalisé auparavant.

Traitements pour le compte du travel planner: Le professionnel détermine et explique aux voyageurs les bases légales de ses traitements. WayWiz intervient comme sous-traitant selon ses instructions, et non sur la base d’un consentement général supposé du voyageur.

Les donnees requises incluent les champs signalés comme obligatoires dans le formulaire concerné et les informations nécessaires à l’identification du compte, à l’accès demandé ou à la facturation.

Les autres informations et pièces jointes sont facultatives, sauf nécessité expliquée dans le parcours concerné. Les autorisations mobiles sont demandées pour les fonctionnalités qui les nécessitent.

Le refus de fournir une donnée indispensable peut empêcher la création du compte, la réponse à la demande ou la fonctionnalité correspondante. Le refus des traceurs facultatifs ne bloque pas l’accès au site ; le support reste joignable par email.

Les données proviennent de vos saisies et interactions, de votre appareil, du travel planner qui vous donne accès à un dossier et des prestataires nécessaires à la fourniture du Service. Le professionnel doit informer les personnes dont il importe les données. Les données sensibles ne doivent être transmises que si elles sont nécessaires et si les conditions légales de leur traitement sont remplies.

Les traitements décrits ici n’ont pas pour finalité de prendre une décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou affectant une personne de manière similaire. Une fonctionnalité ayant cette finalité ferait l’objet d’une information spécifique.

Compte et contacts: identité, email, coordonnées professionnelles et rôles et habilitations.

Abonnements et facturation: formule, échéances, factures et références et statut des paiements ; les données complètes de carte sont traitées par le prestataire de paiement.

Dossiers confiés par le travel planner: voyageurs et contacts, informations de voyage, devis et factures et messages et documents.

Support: messages, coordonnées communiquées et pièces jointes envoyées au support, notamment via Intercom.

Données techniques et mobiles: journaux de connexion et de sécurité, données de diagnostic, identifiants de notification, médias transmis et microphone ou localisation uniquement dans le cadre de la fonctionnalité activée.

Audience et provenance des visites: pages et interactions, identifiants pseudonymes et paramètres de campagne et provenance lorsque le suivi est accepté.

Personnes concernees: visiteurs du site, clients professionnels et leurs collaborateurs, voyageurs et contacts ajoutés par le travel planner et personnes contactant le support.

Comptes et dossiers en base active: Pendant la fourniture du Service ; après résiliation effective, période de 30 jours pour organiser une restitution ou suppression selon les CGV. Une suppression anticipée peut être demandée.

Preuves contractuelles nécessaires à WayWiz: Archivage limité aux pièces utiles, pendant 5 ans après la fin de la relation, ou jusqu’à l’issue d’une procédure si une conservation plus longue est nécessaire.

Factures et pièces comptables que WayWiz doit conserver: 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné, avec accès limité à cette obligation.

Prospection: 3 ans après la collecte ou le dernier contact venant du prospect ; pour un client, 3 ans après la fin de la relation ou le dernier contact venant de lui, sauf opposition ou retrait applicable plus tôt.

Demandes de support et journaux techniques: Le temps nécessaire à la résolution et au suivi de la demande ou à la détection et au traitement de l’incident ; seules les pièces nécessaires à une obligation ou à la défense d’un droit sont ensuite archivées pendant le délai applicable.

Données de mesure d’audience et de campagne: Le temps nécessaire à l’analyse des visites et à la comparaison des campagnes concernées ; les événements individuels sont ensuite supprimés ou anonymisés de manière irréversible lorsque ce suivi n’est plus nécessaire. Les statistiques réellement anonymes peuvent être conservées plus longtemps.

Les durées s’apprécient par finalité : les délais d’archivage comptable ne justifient pas de conserver l’intégralité d’un dossier voyage. Les sauvegardes sont isolées de l’usage courant et supprimées au terme de leur cycle de renouvellement ; une restauration réapplique les demandes de suppression. Une demande de restitution reçue avant suppression est traitée avant l’effacement des données concernées.

Vous pouvez demander l’effacement des données lorsque les conditions légales sont remplies. Les données dont la conservation reste nécessaire à une obligation ou à la défense d’un droit sont limitées à cet usage.

La réponse est apportée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois si la complexité ou le nombre de demandes le justifie ; vous en êtes informé dans le premier mois avec les raisons du report.

Écrivez à contact@waywiz.fr en précisant votre demande et le compte ou dossier concerné. Une preuve d’identité complémentaire n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable. Pour les données d’un dossier dont le travel planner est responsable, WayWiz lui transmet la demande et l’assiste dans sa réponse.

Vous disposez des droits suivants: accès, rectification, effacement, limitation du traitement, opposition, portabilité lorsque ses conditions sont réunies et retrait du consentement pour les traitements concernés.

Ces droits s’exercent selon les conditions prévues par le RGPD auprès de contact@waywiz.fr ou du travel planner responsable du dossier. L’opposition à la prospection est possible à tout moment. Les exports directement disponibles dans le logiciel concernent uniquement les factures et devis ; cette limite ne restreint pas vos droits sur les données ni les obligations légales de restitution. Les demandes correspondantes sont traitées séparément par le support.

Pour toute reclamation, vous pouvez saisir CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

Site web: https://www.cnil.fr.

Adresse postale: 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

WayWiz met en œuvre des mesures adaptées aux risques : protection des communications, authentification et gestion des habilitations, restriction des accès aux dossiers, maintenance et correction des vulnérabilités, sauvegardes et traitement des incidents. Les accès sont limités aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour leur mission. Les utilisateurs contribuent à la sécurité en protégeant leurs accès et en évitant les données ou pièces sensibles inutiles.

Les données sont accessibles aux personnes habilitées de WayWiz, au professionnel et aux utilisateurs autorisés sur le dossier, ainsi qu’aux prestataires nécessaires à la fonction utilisée. Chaque destinataire ne reçoit que les informations pertinentes pour sa mission. Les autorités peuvent recevoir les données requises par une demande légalement fondée.

L’hébergement principal en France ne signifie pas que tous les traitements des prestataires sont réalisés en France. Des accès ou traitements peuvent avoir lieu hors de l’Espace économique européen. Ils doivent être encadrés par une décision d’adéquation applicable ou des garanties appropriées, notamment des clauses contractuelles types et, lorsque nécessaire, des mesures complémentaires. Contactez contact@waywiz.fr pour connaître les destinations pertinentes pour votre traitement et obtenir les garanties applicables. Les services communautaires externes, notamment Discord, sont régis par leurs propres informations de confidentialité lorsque vous choisissez de les rejoindre.

Les prestataires concernés comprennent : Scaleway : hébergement principal et stockage du Service en France, Stripe : paiements et données associées, selon son rôle et ses propres obligations, Brevo : acheminement des emails concernés, Intercom : assistance, messages, coordonnées transmises et pièces jointes du support, PostHog : outil de mesure d’audience, actuellement désactivé sur le site public, Expo et services de notification des systèmes mobiles : acheminement des notifications activées et prestataires associés à une fonctionnalité externe activée par le professionnel, tels que visioconférence et synchronisation de calendrier, selon l’information présentée dans ce parcours.

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les traitements, fonctionnalités et règles applicables. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de page.

Les changements substantiels affectant les traitements existants font l’objet d’une information adaptée, par email ou notification. Un nouveau consentement est demandé lorsqu’une modification le nécessite ; la publication d’une nouvelle politique ne vaut pas consentement.